De Buurtvereniging Dijkhoek is een bij de Kamer van Koophandel geregistreerde vereniging met momenteel ca. 400 leden. Voor het voeren van een ordentelijke ledenadministratie registreert de Buurtvereniging Dijkhoek persoonsgegevens en heeft daarom ook de plicht zich te houden aan de AVG (Algemene verordening persoonsgegevens) die sinds 25 mei 2018 van kracht is. In deze verklaring informeert de Buurtvereniging Dijkhoek betrokkenen hoe met de gegevens wordt omgegaan.
Verenigingsgegevens:
Buurtvereniging Dijkhoek
KvK: 40103800
Mail: dijkhoek@gmail.com
Aard van de gegevens:
Voor een ordentelijke ledenadministratie worden NAW-gegevens, telefoonnummer, geboortedatum en mailadres vastgelegd. Deze gegevens worden beheerd door de penningmeester en de secretaris van de vereniging. Andere bestuursleden en\of vrijwilligers hebben geen toegang tot de ledenadministratie en de gegevens daarin. Het kan echter voorkomen dat ten behoeve van evenementen die (mede) door de Buurtvereniging Dijkhoek worden georganiseerd er incidenteel wel gegevens beschikbaar gesteld worden aan andere bestuursleden en\of vrijwilligers d.m.v. bv. een ledenlijst. Bij deze beschikbaarstelling worden alleen de noodzakelijke gegevens verstrekt en na afloop van het evenement dienen beschikbaar gestelde gegevens geretourneerd te worden.
Beeldmateriaal:
Bij sommige evenementen worden foto’s gemaakt. Deze foto’s hebben tot doel de aard en sfeer van het evenement vast te leggen en in een later stadium dit nog eens te raadplegen. Op deze foto’s kunnen leden en eventueel andere aanwezige personen herkenbaar vastgelegd worden. Deze foto’s worden tevens gepubliceerd in een fotogalerij op onze website en soms ook op facebook geplaatst. Indien u niet gefotografeerd wenst te worden, kunt u dit kenbaar maken aan de fotograaf. Deze heeft zich daar dan ook op uw 1e verzoek aan te houden. Mocht u in een later stadium bemerken dat u (toch) ongewenst gefotografeerd bent, dan kunt u de fotograaf en\of het bestuur van de vereniging verzoeken deze foto alsnog te onttrekken aan publicatie en te verwijderen.
Doel van de vastlegging van de gegevens:
Het vastleggen van de gegevens heeft tot doel een ordentelijke en actuele ledenadministratie te voeren. Hierop gebaseerd wordt de te betalen contributie vastgesteld en aan u t.z.t. een betaalverzoek verstrekt. Tevens worden de gegevens gebruikt om met de leden te communiceren door o.a. het regelmatig te versturen van nieuwsbrieven betreffende verenigingsnieuws en -activiteiten.
Zodra een lid zijn lidmaatschap beëindigd heeft, worden de vastgelegde gegevens uit de administratie verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht vereist dat bepaalde gegevens nog enige tijd beschikbaar moeten zijn.
Verwerking door en beschikbaarstelling aan derden:
De vastgelegde gegevens worden niet beschikbaar gesteld aan derden, tenzij er vooraf schriftelijke toestemming gevraagd en verleend is door het betreffende lid. Momenteel is er echter geen sprake van het beschikbaar stellen aan derden en heeft het bestuur ook geen intentie dit in de toekomst te doen voor b.v. commerciële doeleinden.
Website:
Informatie van en over de Buurtvereniging Dijkhoek is vinden op onze website. Gegevens van bezoekers (b.v. IP-adres) van deze website worden niet door ons geregistreerd en\of bewaard. Er worden geen zgn. cookies geïnstalleerd en er wordt geen analysesoftware ingezet om in welke vorm dan ook gegevens van bezoekers te verkrijgen (b.v. google analytics). De website is niet gekoppeld aan de ledenadministratie. Via de website is het wel mogelijk u aan te melden als nieuw lid, echter genereert dit alleen een mailbericht aan de secretaris en worden de gegevens niet op de website bewaard.
Na afloop van evenementen kunnen er wel foto’s gepubliceerd worden op onze website. Indien blijkt dat u ongewenst toch herkenbaar bent op één van de foto’s van kunt u het bestuur verzoeken deze foto(‘s) te laten verwijderen.
Rechten van betrokkenen:
Als lid van de Buurtvereniging Dijkhoek heeft u in het kader van de AVG de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit. U kunt de Buurtvereniging Dijkhoek verzoeken de geregistreerde gegevens over te dragen aan anderen en\of gegevens die overgedragen worden aan de Buurtvereniging te accepteren en te verwerken.
- Het recht op vergetelheid. Na beëindiging van uw lidmaatschap kunt u de Buurtvereniging Dijkhoek verzoeken alle geregistreerde gegevens te verwijderen zo lang dit niet strijdig is met eventuele wettelijke bewaarplicht waaraan de Buurtvereniging Dijkhoek zich te houden heeft.
- Het recht op inzage. U kunt de Buurtvereniging Dijkhoek verzoeken aan u kenbaar te maken welke gegevens van u geregistreerd zijn.
- Het recht op rectificatie en aanvulling. U kunt de Buurtvereniging Dijkhoek verzoeken foutief geregistreerde gegevens te wijzigen en of aan te vullen.
- Het recht op beperking van verwerking. U kunt de Buurtvereniging Dijkhoek verzoeken minder gegevens te registreren dan er op dat moment bekend zijn, zo lang dat niet strijdig is met het belang van het voeren van een ordentelijke ledenadministratie.
- Het recht m.b.t. geautomatiseerde besluitvorming en profilering. U kunt verlangen om bij eventuele geautomatiseerde besluitvorming en profilering alsnog een menselijke blik op de betrokken gegevens te werpen. In dit kader wil de Buurtvereniging Dijkhoek u tegelijkertijd informeren dat er geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering van gegevens plaatsvindt.
Klachten:
Indien u van mening bent dat uw privacy rechten niet, niet volledig en\of onjuist door de Buurtvereniging Dijkhoek worden gerespecteerd en\of uw gegevens niet overeenkomstig de AVG-richtlijnen worden verwerkt, kunt u hiertoe bij Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen. Dit kan via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl . Uiteraard stellen wij het op prijs indien u eerst contact met het bestuur van de Buurtvereniging Dijkhoek opneemt, zodat wij uw klacht in behandeling kunnen nemen en een passende oplossing kunnen bieden.
Contact:
Indien u contact wenst met Buurtvereniging Dijkhoek aangaande naleving van de AVG, uw privacy rechten en\of verwerking van uw gegevens, verzoeken wij u hiervoor de secretaris te benaderen. De contactgegevens vind u op de website.
Het bestuur van Buurtvereniging Dijkhoek.